Normas de Documentação

Já todos ouvimos falar de normas ISO para os mais diversos produtos. Essas normas são traduzidas para a Comunidade Europeia e para os vários países. Há normas para quase tudo. É isso que compatibiliza os produtos independentemente dos produtores. É como que uma linguagem que todos combinam usar e com que todos se entendem.

A documentação também tem as suas próprias normas. Em Portugal são as NP Normas Portuguesas com correspondência com as ISO . Juridicamente são “Portarias”, publicadas em Diário da República e de aplicação obrigatória.

Claro que NP-1 fixa a designação e numeração das normas portuguesas.

As normas passam por três fases. O estudo, o Inquérito e a Norma definitiva. Há até a obrigatoriedade de as publicar em papel branco. O seu tamanho é em A4 (210mmx297mm).

Os subscritos, vulgarmente envelopes de correio têm dimensão normalizada pela NP-7 que se baseia na ISSO 269 de 1976.

A NP-9 regula a escrita dos números. É a que permite separar os números em grupos de três algarismos e usar a virgula para a separação da parte inteira da parte decimal.

Aquelas fichas que conhecemos para bibliografias, registos biográficos ou notas são reguladas pela NP-10.

Até a maneira de escrever um documento tem norma. A NP-113 é a que nos indica como se deve dividir um documento em partes, capítulos e secções e como os numerar progressivamente. A parte deve ser indicada com algarismo romano precedida da palavra “Parte” e centrada em relação ao texto e com título na linha imediata e também centrado. Os números do capítulo devem ser escritos por extenso precedidos da palavra “Capítulo”. E as secções numeram-se com a série natural dos números em algarismos árabes.

A legenda bibliográfica destina-se a facilitar a ordenação e identificação dos fascículos de revistas. Corresponde à ISO R30.

Até as abreviaturas dos títulos dos periódicos têm a norma NP-139 para permitir identificar com facilidade os periódicos e a língua em que estão escritos.

E obviamente há a NP-380 que se destina a dar às publicações periódicas, particularmente às científicas, técnicas e culturais uma apresentação que facilite a sua utilização.

Ainda nas publicações periódicas a NP 417 destina-se a fixar os elementos que devem constar do sumário. É harmonizada com a ISO 18 e foi publicada em 1993.

As análises bibliográficas e os resumos de autor têm na NP-418 o conjunto da regras a que devem obedecer.

A apresentação de artigos em publicações periódicas seria uma impossibilidade de entendimento e percepção caso não houvesse normas. Imaginem cada um a fazer de forma diferente. Obviamente que ninguém se entenderia. Para melhorar o acesso à informação contida nas publicações periódicas existe a norma 419 de 1995. E não havendo indicações específicas de cada periódico, deve ser seguida a norma quanto aos elementos de identificação que são: O título que deve ser uma representação concisa. Separado por dois pontos quendo for o caso, este só para informações complementares. O nome dos autores deve conter sempre o apelido e nome próprio, e só deve ter abreviaturas se for muito extenso.

E já que estamos a falar de publicações periódicas, a norma 712 regula as estatísticas destas edições.

Para quem se lembra dos catálogos de fichas bibliográficas em gavetas, também asseguramos que estas obedeciam à norma portuguesa 586.

Chegados às publicações não periódicas, as monografias, a NP 738 regula o sua folha de título. A folha de título num livros deve conter os elementos fundamentais de identificação, que são: Nome dos autores, título, número da edição caso não seja a primeira, local de publicação, editor e data de edição. Tudo isto no rosto. No verso da página de título deve conter ainda o número de Depósito Legal, o ISBN (número internacional normalizado do livro) entre outros elementos facultativos.

A norma 739 define índice como sendo uma lista de elementos identificadores do conteúdo de uma publicação, de modo a serem localizados no texto. Ou seja, o descritor do conteúdo e o número da página onde se encontra. E os índices podem ser de autores, assuntos, pessoas e colectividades, nomes geográficos, figuras e quadros, citações, anunciantes. E deve sr colocado no fim da publicção. (ponto 5.1 da norma).

A norma portuguesa 817 regula a forma de indicar os símbolos de línguas, países e autoridades competentes.

A numeração das semanas é regulada pela NP 951.

O número internacional normalizados das séries (ISSN) as publicações periódicas é regulado pela NP 2023.

Os sumários analíticos da publicações em série obedece à NP 3388.

Chegamos agora à denominada indexação. Trata-se doo método para a análise de documentos, determinação do seu conteúdo e selecção de termos de indexação. Tudo isto tem na NP 3715 o instrumento da sua normalização. E na sequência da análise dos documentos, a NP 4036 apresenta as directivas para a construção e desenvolvimento de Tesauros monolingues. Os termos dos documentos audiovisuais são regulados pela NP 4285-1, os documentos icónicos a NP 4285-2. A aquisição, identificação e análise de documentos e de dados pela NP 4285-3. As linguagens documentais pela NP 4285-4.

É esta a listagem do conjunto de normas que respondem aos principais problemas da documentação e que é de todo conveniente normalizar. É o que fazem as normas descritas.

António Borges Regedor